Projektmanagement – aber richtig

Projektmanagement ist in aller Munde. Projekte bestimmen in vielen Branchen und Unternehmen den Arbeitsalltag. Das liegt daran, dass einzelne Themen immer komplexer werden und interdisziplinär bearbeitet werden müssen. Für das richtige Projektmanagement gibt es zahlreiche Leitfäden, wissenschaftliche Untersuchungen und Ausbildungsprogramme. Doch im Arbeitsalltag sollte das Projektmanagement auf pragmatische Weise inkludiert werden. Andernfalls können Projekte von den Mitarbeitern schnell als lästig und aufgesetzt empfunden werden. Wie geht man das Thema Projektmanagement also am besten an? Was muss beachtet werden? Was darf nicht fehlen? Und was sollte man unbedingt vermeiden? Dafür gibt es einfache Tipps, die das Unternehmen pragmatisch und sicher zum Erfolg führen.

Tipps für pragmatisches Projektmanagement

Das Projektmanagement im Unternehmen sollte sehr achtsam behandelt werden. Denn gut gemeinte, aber nicht gut gemachte Konzepte können zu gravierender Ineffizienz führen. Deshalb sollte das Projektmanagement auf ein sinnvolles Minimum beschränkt werden. Nur so können Projekte das Unternehmen wirklich voranbringen. Die richtige Portion Pragmatismus hilft dabei.

Der erste Schritt dahin ist die Standardisierung von Anfang an. Eine wichtige Voraussetzung dafür sind standardisierte Projektunterlagen. Dazu gehören Unterlagen wie Projektidee oder Projektantrag, Projektbericht und Störungsmeldungen. Für alle diese Anforderungen sollte es Formulare geben, die einfach und intuitiv auszufüllen sind. Alle Mitarbeiter müssen auf die jeweiligen Vorlagen Zugriff haben. Der reine Zugriff auf die Vorlagen und Formulare nützt jedoch noch sehr wenig. Alle Mitarbeiter, die Projekte durchführen oder in Projekten mitarbeiten, sollten regelmäßig an die Vorlagen erinnert werden. Außerdem sollten die Vorlagen nicht unnötig und nicht allzu oft geändert werden. Höchstens zwei Änderungen im Jahr sind eine sinnvolle Grenze. Hier gilt ganz klar der Grundsatz „weniger ist mehr“.

Rollen- und Rechtekonzept

Wenn die Formalien im Unternehmen geregelt sind, kann es an die inhaltliche Ausgestaltung der Projekte gehen. Dazu sind erst einmal die Rollen im Projekt zu definieren. Denn erst dann können gegenüber einer Linienhierarchie auch Kompetenzen verhandelt werden. In einem Projekt ist es für den Erfolg essentiell wichtig, dass die Voraussetzungen durch Linienvorgesetzte geschaffen werden. Nur dann werden Konflikte zwischen Projekten und der Linie vermieden. Hier hilft vor allem Praxiserfahrung. Denn wie diese Konflikte aussehen oder wo das Risiko eines Konflikts sehr hoch ist, hängt stark vom Unternehmen ab. Es geht in diesem Punkt nämlich um Individuen und ihre Persönlichkeiten. Hat man jedoch ein verlässliches Regelwerk in Form eines Rollen- und Rechtekonzepts geschaffen, kann man sich auch in Konflikten darauf berufen.

Management auf ganzer Linie

Wenn also die Spielregeln und Formalien im Unternehmen etabliert sind, kann das Projektmanagement leben. Dafür ist Unterstützung im Arbeitsalltag notwendig. Das Outsourcing von Bürodiensten kann helfen, sich auf die eigentlichen Tätigkeiten zu konzentrieren. Das virtuelle Sekretariat des Berliner Büroservices ebuero nimmt Anrufe entgegen, plant Termine und kann Dokumente versenden. Aber auch IT-Tools können helfen, Zusätzlich müssen alle Projekte im Unternehmen in Einklang gebracht werden. Es sollte also ein Multi-Projektmanagement etabliert werden, das die Einhaltung der Regeln und Formalien und die Nutzung des IT-Tools steuert und überwacht. Und erst dann, wenn Projektmanagement zu einer gelebten Hilfe im Unternehmensalltag wird, ist es erfolgreich eingeführt.